Ti è mai venuto quel dubbio sottile, quasi fastidioso, che l’amministratore ti stia nascondendo qualcosa? Non serve immaginare complotti: spesso basta un ritardo, una risposta vaga, un “poi ti mando tutto” che non arriva mai. La buona notizia è che non devi restare nel limbo, ci sono documenti contabili e societari che puoi chiedere subito, e la legge prevede anche come devono essere conservati.
Perché questi documenti contano davvero
Quando vuoi capire come sta andando una società, non ti serve una promessa, ti serve una traccia. E la traccia, in azienda, è sempre scritta. Nei libri sociali e nelle scritture contabili trovi le decisioni, i soldi che entrano e che escono, i contratti che impegnano l’impresa, e spesso anche il “perché” dietro certe scelte.
In più, le scritture non sono un optional: l’art. 2220 del Codice Civile impone di conservare scritture contabili e fatture per 10 anni, e quelle carte possono fare prova, anche contro l’imprenditore.
I documenti che devi pretendere subito (lista essenziale)
Ecco la checklist che uso quando voglio farmi un’idea chiara, senza perdere tempo.
1) Libri sociali obbligatori
Sono il “diario ufficiale” della società. Chiedi in particolare:
- Libro delle decisioni dell’assemblea (o verbali assembleari)
- Libro delle decisioni dell’organo amministrativo (consiglio di amministrazione o amministratore unico)
- Eventuali registri previsti dalla forma societaria (ad esempio, registrazioni su soci e trasferimenti quote, quando applicabile)
Questi libri dicono chi ha deciso cosa, quando e con quali motivazioni messe a verbale.
2) Scritture contabili obbligatorie
Qui entri nel cuore dei numeri. Da richiedere:
- Libro giornale
- Libro degli inventari (se previsto per il tipo di impresa)
- Registri IVA
- Prima nota (non sempre obbligatoria, ma utilissima)
- Fatture emesse e ricevute, note di credito e documentazione correlata
Ricorda il punto chiave: conservazione tipica 10 anni (art. 2220 c.c.).
3) Prove “esterne” dei movimenti: banca e fisco
Per verificare che contabilità e realtà coincidano, pretendi:
- Estratti conto bancari e scalari
- Distinte bonifici, ricevute, POS (se presenti)
- Deleghe, poteri di firma e documenti su conti intestati alla società
Se una spesa esiste, da qualche parte deve passare. E se non passa, è un segnale da chiarire.
4) Contratti e operazioni rilevanti
Qui spesso si nascondono vincoli, penali, impegni lunghi. Chiedi copia di:
- Contratti con fornitori e clienti principali
- Appalti e subappalti
- Leasing, noleggi, finanziamenti, fideiussioni
- Cessioni di beni, rami, asset, o accordi “straordinari”
Anche una singola clausola può cambiare il rischio della società.
5) Documenti sul personale (se sei dipendente o hai interesse legittimo)
Su lavoro e paghe valgono regole specifiche, con attenzione a privacy e conservazione. I documenti più importanti:
- Contratto di lavoro e lettere di variazione
- Buste paga e CUD/Certificazioni
- Libro Unico del Lavoro (LUL)
- Presenze, straordinari, trasferte (quando rilevanti)
Qui entra in gioco anche la tutela dei dati personali, quindi può essere necessario oscurare informazioni non pertinenti di terzi.
6) Documentazione “non obbligatoria”, ma spesso decisiva
Non è sempre richiesta per legge, ma è ciò che spesso spiega i numeri:
- Corrispondenza aziendale rilevante (email, lettere)
- Inventari di magazzino, stati avanzamento lavori
- Perizie, relazioni tecniche, pareri professionali
- Note interne su decisioni operative
Se vuoi capire il film, non guardare solo il trailer.
Cosa dice la legge, in pratica
Tre concetti ti bastano per orientarti:
- Conservazione: scritture e fatture, di regola, 10 anni (art. 2220 c.c.).
- Diritto di controllo e informazione: per i soci esistono diritti di accesso ai documenti societari, esercitabili secondo legge e statuto, e in urgenza anche con strumenti cautelari (art. 700 c.p.c.).
- Valore legale anche in digitale: la conservazione informatica è valida se fatta “a norma”, con procedure corrette (non una cartella buttata su un PC).
Se vuoi approfondire il contesto generale delle scritture e del loro significato, un buon punto di partenza è la voce contabilità.
Se l’amministratore rifiuta: le mosse che funzionano
Quando qualcuno prende tempo, tu metti metodo:
- Invia una richiesta formale via PEC o raccomandata, con elenco documenti e termine di risposta.
- Chiedi accesso “per visione ed estrazione copia”, così non lasci ambiguità.
- Se il diniego continua, valuta canali societari (assemblea, organi di controllo se presenti) e, nei casi urgenti, un ricorso cautelare ex art. 700 c.p.c..
Privacy e limiti: cosa aspettarti davvero
È normale che alcuni documenti contengano dati personali. Il punto non è “non si può vedere nulla”, il punto è bilanciare accesso e protezione dei dati. Nella pratica, spesso la soluzione è semplice: copie con oscuramenti mirati delle informazioni non necessarie.
Alla fine, la risposta alla domanda iniziale non resta sospesa: se pretendi i documenti giusti, l’eventuale “qualcosa” nascosto smette di essere un sospetto e diventa un fatto verificabile, in un senso o nell’altro. E questo, credimi, è già una forma di controllo.
